Efektivna komunikacija se morda na videz zdi lahka, vendar od posameznika zahteva kar nekaj mojstrstva. Izbira pravih besed, poslušanje z mislimi ne samo z ušesi in predaja našega sporočila so spretnosti, na katerih moramo neprestano delati.
Dajanje povratnih informacij ni enosmerna cesta, temveč komunikacijski kanal, ki pogosto vključuje ljudi z različnimi osebnostmi. Ko res razumemo in poznamo ljudi v našem okolju, jim lahko damo kar potrebujejo. Komaj takrat postanemo uspešni vodje, predani zaposleni in prijaznejši sodelavci.
Spoznajte svoje sodelavce
Različne osebnosti na delovnem mestu potrebujejo različne stile komunikacije in prilagojene načine podajanja povratnih informacij. S Profilesovimi orodji omogočamo, da spoznate osebnostne lastnosti posameznikov in glede na te zagotovite uspešne povratne informacije. Še posebej morate biti pozorni na spodaj navedene lastnosti posameznikov:
Verbalne sposobnosti
Posameznik s slabšimi verbalnimi sposobnostmi ima težave pri analizi pisnih in ustnih informacij. Povratne informacije je treba podati jasno in preprosto. Pri komunikaciji bodite potrpežljivi in dopustite dovolj časa za odgovor.
Verbalno presojanje
Pri zaposlenih, ki jim verbalno presojanje ni močna točka, zapletene povratne informacije podajte jasno in razločno. Ker ima posameznik težave z izpostavljanjem bistva, je treba komunicirati brez ovinkarjenja, govora med vrsticami, sarkazma in cinizma.
Raven energije
Ko posameznik zavzema visok rezultat na lestvici ravni energije, je za podajanje povratnih informacij ključen kratek pogovor, saj je oseba izjemno energična in težje ohrani fokus pozornosti. Če pa ima oseba nizko raven energije, pa se je pri povratnih informacij potrebno poglobiti in jih podrobno ter natančno predstaviti, saj ima analitičen pogled na procesiranje informacij.
Asertivnost
Posamezniki z visokim rezultatom asertivnosti, brez težav zavzemajo svoje stališče in so prepričani v svoj prav. Pri podajanju povratnih informacij jim moramo te dobro podkrepiti z argumenti in dokazili. Osebe z nizkim rezultatom pa bodo pogosto potrebovale povratno informacijo vodje. Še posebej, če pride do konflikta znotraj ekipe, saj jih je potrebno opogumiti in aktivirati.
Vodljivost
Pri osebah z nizko vodljivostjo je ključno, da jim s podajanjem povratnih informacij ne dajemo občutka, da so kontrolirani. Informacije naj ne bodo strogo vezane na rezultate. Te posameznike je potrebno skozi pogovor voditi do tega, da sami pridejo do pravilnih zaključkov. Nasprotno, pa je potrebno posameznike z visokim rezultatom na lestvici vodljivosti voditi skozi podajanje povratnih informacij, saj potrebuje strukturirano okolje in proces dela.
Zaupanje
Če ima posameznik nizko stopnjo zaupljivosti, mu je potrebno razložiti kakšen je namen povratne informacije in objasniti okoliščine. Uvesti ga je treba z uvodom in mu vzbuditi občutek iskrenosti oz. jasno pokazati, da nimamo skritih namenov.
Prilagodljivost
Osebam z visokim rezultatom na lestvici prilagodljivosti se povratne informacije navežejo na dejstva, kako vedenja in rezultati vplivajo na celotno delovno skupino, saj jih motivira skupno doseganje ciljev.
Neodvisnost
Posamezniki z nizko stopnjo neodvisnosti pogosteje iščejo povratne informacije. Spodbujajte sprejemanje samostojnih odločitev s postavljanjem usmeritvenih vprašanj. Pri neodvisnih osebah pa je bolje povratne informacije usmeriti na same cilje, ne pa na dajanje navodil.
Objektivno presojanje
Osebe z nizkim objektivnim presojanjem bolj vodijo njihovi subjektivni občutki kot pa racionalna dejstva. Pri podajanju povratnih informacij je potrebno paziti na posameznikova čustva in da odzivov ne bodo interpretirali kot napad nanje.
