Čeprav imata pri kadrovskem načrtovanju vsak svojo vlogo in odgovornosti, pa verjetno ni potrebno posebej poudarjati: načrtovanje je najbolj učinkovito, ko sta kadrovska služba in vodstvo dobro usklajena. Za to je potrebno njuno sodelovanje, ki se skozi delo prepleta in dopolnjuje.
Vloga kadrovske službe je vodenje in usmerjanje procesov, s katerimi ugotavljamo potrebe ter postavljamo cilje zaposlenih, priprava akcijskega načrta, njegovo ovrednotenje in izvedba. Na drugi strani pa velika teža odgovornosti leži na vodji, ki mora prepoznati potrebe in postaviti zahteve oz. cilje za kadre na svojem področju.
Kadrovsko načrtovanje je postopek, s katerim zagotovimo, da »so kadrovske potrebe v organizaciji prepoznane in opredeljene, ter izdelani načrti aktivnosti s katerimi bomo tem potrebam zadostili,« sta že pred več kot četrt stoletja kadrovsko načrtovanje opredelila Daniel N. Bulla in Peter M. Scott.
Vloga vodij pri kadrovskem načrtovanju
Spreminjajoča se vloga vodij pri upravljanju s kadri se odraža tudi pri kadrovskem načrtovanju. S prevzemanjem odgovornosti za razvoj zaposlenih mora vodja prevzeti tudi del odgovornosti za kadrovsko načrtovanje. Vodja je namreč tisti, ki najbolje pozna cilje svojega tima, procese in posameznike v timu.
Ključna naloga vodje pri kadrovskem načrtovanju je, da oceni trenutne kadrovske kapacitete svojega tima v odnosu do zastavljenih ciljev. Analizirati mora znanja in razvitost kompetenc, oceniti zadovoljstvo in motiviranost zaposlenih ter njihovo pripravljenost za dodatna usposabljanja. Na tej točki mora kadrovska služba vodjo podpreti s potrebnimi informacijami ali sistemi za ugotavljanje naštetih vidikov.
Na podlagi analize stanja vodja definira kakšne bodo potrebe glede števila zaposlenih, znanj, razvitosti kompetenc in ostalega. Vselej z obzirom na zastavljene cilje v naslednjem obdobju. Za svoj tim mora znati opisati trenutno stanje, oceniti potrebe v prihodnosti in odstopanja oziroma potrebe, s katerimi bo lahko dosegel svoje cilje. Za celoten tim mora vodja načrtovati tudi razvoj vsakega posameznika.
Vloga kadrovske službe pri kadrovskem načrtovanju
Vloga kadrovske službe pa je, da ohrani celovit nadzor nad procesom planiranja in prevzame strateško vlogo pri načrtovanju kadrov. Hkrati pa ostaja gonilna sila v procesih načrtovanja in implementaciji zastavljenih načrtov. Naloge kadrovske službe so predvsem:
- priprava metodologije in postopkov načrtovanja, ter vodenje celotnega procesa načrtovanja;
- zagotavljanje usklajenosti kadrovskega načrta s poslovno strategijo in gospodarskimi ter demografskimi trendi;
- usklajevanje potreb različnih deležnikov in postavljanje prioritet;
- ·načrtovanje in razporejanje potrebnih sredstev za realizacijo plana;
- postavljanje ključnih kazalnikov za spremljaje uspešnosti; in
- priprava akcijskega načrta.
Predvsem pa je naloga kadrovske službe zagotoviti potrebno podporo vodjem pri načrtovanju. Bodisi v obliki individualnega svetovanja ali zagotavljanja ustreznih kadrovskih sistemov za ugotavljanje potreb pri razvoju kadrov. Pri tem so najpogostejši sistemi spremljanja delovne uspešnosti, kompetenčni modeli, sistemi načrtovanja kariere in razvoja, orodja za ugotavljanje potencialov pri zaposlenih in drugi.
Kadrovska služba mora najprej zagotoviti ustrezno metodologijo in vzpostaviti proces načrtovanja, ki bo v največji meri zagotavljal uporabnost pripravljenih načrtov. V samem procesu načrtovanja mora vodjem zagotavljati vso potrebno podporo, jim nuditi potrebne informacije na nivoju celotne organizacije in okolja, ter jih usmerjati. Njena ključna naloga je uskladitev načrta in operacionalizacija zastavljenih ciljev.
