Fleksibilnost podjetja se začne že pri sami fleksibilnosti organizacijske strukture in organiziranosti delovnih procesov. Hitro, zakonito in učinkovito prilagajanje organizacije ter razporejanje zaposlenih glede na trenutne potrebe omogoča fleksibilna sistemizacija, ki deluje kot orodje povezave delovnih procesov in zaposlenih. Hkrati zagotavlja fleksibilnost pri selekciji kadrov in planiranju razvoja zaposlenih.

V ospredju so vloge in cilji, ne naloge

Možnost hitrega prilagajanja spremembam je postala ključna prednost, če ne že skoraj predpogoj za preživetje na trgu, saj fleksibilnost podjetja omogoča hitro prilagajanje spremembam in dinamiki poslovanja ter omogoča optimalno izkoriščenost znanja in potencialov zaposlenih. 

3 načini, kako do fleksibilne sistemizacije: 

  • Združevanje delovnih mest
    Večjo notranjo mobilnost zaposlenih in hitrejše prerazporejanje zaposlenih lahko dosežemo z združitvijo sorodnih delovnih mest v eno delovno mesto ali vrsto del. Z zaposlenimi sklenemo pogodbo o zaposlitvi za vrsto del, ki vključuje več različnih delovnih mest v okviru enake zahtevnosti. Tako lahko zaposlene prerazporejamo znotraj iste vrste del, ne da bi bilo potrebno sklepati nove pogodbe o zaposlitvi.
  • Fleksibilni opisi delovnih mest
    Spremembe v tehnologiji, procesih in strategiji podjetja narekujejo potrebe po novih nalogah in spremembah v načinu dela. Pri izvajanju procesov fleksibilnost zagotovimo s fleksibilnimi opisi delovnih mest, ki temeljijo na vlogi in ciljih zaposlenega, ne pa na nalogah, ki jih zaposleni izvajajo. Takšni opisi delovnih mest omogočajo, da ob spremembah tehnologije in načinu izvajanja procesov zaposleni prevzamejo nove oz. drugačne naloge, ne da bi bilo pri tem potrebno spreminjati sistemizacije ali z zaposlenimi sklepati nove pogodbe oz. anekse.  
  • Vključevanje le obveznih vsebin
    V spremembo sistemizacije morata biti vključena tudi sindikat in svet delavcev. To pa zahteva čas, zato je smiselno, da sistemizacija vsebuje le obvezne elemente: vsebine, nujne za vodenje zaposlenih in izvajanje kadrovskih procesov ter sistemov. Ostale vsebine, ki so z vidika izvajanja kadrovskih procesov ravno tako pomembne se lahko definirajo ločeno. Tako se bodo spremembe nekaterih elementov uvajale brez spremembe sistemizacije.

Sistemizacija omogoča hitro in zakonito prerazporejanje zaposlenih

Sistemizacija mora biti dovolj fleksibilna, da omogoča notranjo mobilnost zaposlenih, njihovo hitro in zakonito prerazporejanje ter operativno dodeljevanje novih nalog. Kljub tehnološkim spremembam, spremembam v organiziranosti in spremenjenim kadrovskim potrebam, mora sistemizacija še vedno odsevati dejansko stanje v podjetju, hkrati pa podpirati vse spremembe s katerimi se podjetje sooča. Oblikovana mora biti tako, da ob spremembah ni potrebno posegati v opise delovnih mest ali sklenjene pogodbe o zaposlitvah.

 
Iskanje in selekcija primernega kadra

Prihodnosti ne moremo napovedati, zato imajo podjetja le delno predstavo o tem, kakšen kader bodo potrebovala v prihodnosti in kakšna dela bo ta kader opravljal. Veščine in izkušnje, ki jih danes zaposleni potrebujejo, morda že jutri ne bodo več enake. Sistemizacija del in opisi delovnih mest morajo biti dovolj fleksibilni, da omogočajo iskanje in selekcijo kadrov, ki ustrezajo trenutnim potrebam kot tudi potrebam v prihodnje.  

Širše opredeljeno delovno mesto omogoča prijavo večjemu številu  primernih kandidatov in podjetju omogoča večji izbor. Med potencialnimi kandidati lažje izbere tistega, ki ustreza trenutnim potrebam. Potrebno je upoštevati, da ni vedno mogoče iskati kandidatov, ki bodo ustrezali sistemizaciji podjetja, ampak je treba več pozornosti nameniti uvajanju in usposabljanju kandidatov po sami zaposlitvi.

Sistemizacija podpira razvoj zaposlenih

Fleksibilen opis delovnega mesta, osnovan na vlogi zaposlenega in njegovih ciljih omogoča več vključevanja ustvarjalnosti zaposlenih in jim omogoča osebnostno rast. Če za primer vzamemo tipično nalogo nabavnika ‘Spremljanje stanja zalog in naročanje materiala‘ v primerjavi z ‘Zagotavljanje stroškovno optimalne oskrbe z materialom‘. Z natančno predpisanimi postopki dela bo zaposleni pri svojem delu omejen. Ko v opisih delovnih mest izpostavimo njegovo vlogo (zagotavljanje oskrbe z materialom) in cilje (stroškovno optimalno), pri zaposlenih spodbujamo kreativnost, omogočamo več avtonomije in damo njihovemu delu širši smisel. Fleksibilni opisi delovnih mest dopuščajo zaposlenim, da samostojno spreminjajo svoje delo, uvajajo izboljšave in prevzemajo nove naloge, glede na spremenjene okoliščine in potrebe organizacije.

Fleksibilnost ne gre v nedogled

Namen sistemizacije in opisov delovnih mest ni samo usmerjanje zaposlenih, da prepoznajo svoje zadolžitve, niti samo pripomoček za organizacijo dela. Je pomemben dejavnik pri odločanju o zaposlovanju, napredovanju, vrednotenju delovnega mesta, ocenjevanju delovne uspešnosti in ostalih procesov ter sistemov upravljanja s kadri. Dobro pripravljena sistemizacija bo znatno olajšala vzpostavitev in vodenje vseh ostalih kadrovskih sistemov, ki izhajajo iz nje.

Želja po čim večji fleksibilnosti nas lahko hitro pripelje do prevelikega posploševanja, neskladnega združevanja delovnih mest in opuščanja pomembnih vsebin. Tako se lahko izgubi njen namen in uporabnost. Še vedno mora vsebovati jasno delitev dela, odgovornosti in pristojnosti in pričakovanja ter zahteve. Pri pripravi sistemizacije ne smemo pozabiti, da bo glavna osnova za planiranje in izvajanje kadrovskih procesov. Hkrati je tudi podlaga za ugotavljanje zakonitosti odpovedi, ustreznosti ponudbe nove pogodbe o zaposlitvi, uspešnosti poskusnega dela, višine osnovne plače in dodatkov. Ostajati mora jasna in temeljita. Vsebovati mora vse ključne elemente, na podlagi katerih bomo lahko določali, kaj se od zaposlenih na delovnem mestu pričakuje, katere ključne kompetence potrebuje in kakšne so zahteve delovnega mesta.

Sistemizacija za danes in jutri

Fleksibilna sistemizacija ne pokriva samo obstoječe potrebe po fleksibilnosti. Usmerjena mora biti tudi v prihodnost. Pri njenem oblikovanju moramo imeti v mislih tudi spremembe, ki jih pričakujemo. V današnjem času nepredvidljivih sprememb, še tako fleksibilna sistemizacija ne more pokrivati vseh s katerimi se podjetja običajno soočijo v nekaj letih poslovanja. Fleksibilna sistemizacija pomeni tudi, da smo jo pripravljeni spremeniti ali sprejeti novo. Sproti se mora prilagajati spremembam poslovanja in zahtevam trga. ‘Življenjska doba’ sistemizacije se krajša. Nič ni narobe, celo priporočljivo je, da podjetje vsakih nekaj let preveri ali sistemizacija še podpira delo s kadri ali pa je morda že nastopil čas, da pride do spremembe.