Zagotovo veste: inšpektorji običajno najprej preverijo evidence s področja dela in socialne varnosti. Če ugotovijo, da pravna oseba ali samostojni podjetnik le-teh ne vodi, ne hrani in ne posodablja, mu naložijo globo, ki znaša od 1.251,88 do 4.172,93 evra.

V letu 2012, poročajo z Inšpektorata za delo RS, je bilo zabeleženih 1250 primerov kršitev Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV). Vas zanima, katere izmed kršitev omenjenega zakona so bile najpogostejše? Tiste, ki zadevajo obveznost vodenja evidenc. Obravnavali so jih kar 477.

Delovni inšpektorat tudi ugotavlja, da se kršitve v zvezi z evidencami na področju dela uvrščajo na 3. mesto najbolj pogostih kršitev v zvezi z delovnimi razmerji. Res nič kaj zavidljiva uvrstitev! Da bi se izognili nepravilnostim, pa tudi odvečnemu strahu pred delovno inšpekcijo, v Kadrovski asistenci za vas nastavimo in izdelamo oziroma posodobimo kadrovske evidence, nudimo pa vam tudi svetovanje. Že v tem prispevku pa vas v zvezi z vodenjem evidenc opremljamo z najpomembnejšimi informacijami, ki jih kot podjetnik/podjetnica preprosto morate poznati.

16 zakonsko obveznih evidenc

Na področju dela in socialne varnosti je skladno z ZEPDSV potrebno voditi 16 različnih zakonsko obveznih evidenc. Od tega jih 5 vodi delodajalec: evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela, evidenca o izrabi delovnega časa, evidenca o oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu ter evidenca s področja varnosti in zdravja pri delu.

Sistematično in še enkrat sistematično

Ker nam ni vseeno za vaš denar in čas, pa tudi ker nočemo, da bi bili zaskrbljeni, vam izdajamo najaktualnejši nasvet – držite se ga, ko gre za urejanje kadrovskih evidenc: »Vodite jih sistematično! Naj bodo ustrezno zakonsko oblikovane!« Če boste nasvet upoštevali, boste priča zadovoljnemu inšpektorju.

»Delavčev odtis«

Ne pozabite tudi na osebno (personalno) mapo – na pomemben del evidence o zaposlenih delavcih. Mapo morate odpreti za vsakega posameznega delavca.

Iz nje morajo biti razvidni:
• podatki o delavcu,
• podatki o delovnem dovoljenju delavca (tujci),
• podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi,
• podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi.

Listina, ki se ne sme nikoli izgubiti

In še: z vodenjem evidence o zaposlenih delavcih (personalne mape) za posameznega delavca začnite z dnem, ko z njim sklenete pogodbo o zaposlitvi. Prenehajte pa, ko delavcu pogodba o zaposlitvi poteče. Ne glede na prenehanje delovnega razmerja dokumente s podatki o delavcu in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco, hranite kot listino trajne vrednosti, ki ste jo na zahtevo pristojnega organa dolžni predložiti.

Ob morebitnem prenehanju dejavnosti prevzame arhiv podatkov o delavcu pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, arhivsko gradivo prevzame Arhiv Republike Slovenije.

KA z vami in za vas, ko vzpostavljate oz. urejate kadrovske evidence

Da bi se izognili sankcijam delovne inšpekcije, ste kot podjetnik dolžni vzpostaviti ustrezno delovnopravno zakonodajo. Vzpostavitev zahteva poznavanje številnih predpisov. A to nikakor še ni vse: nujno je redno zasledovanje sprememb zakonodaje! Oboje vam zna vzeti precej časa, ki bi ga lahko namesto tega namenili razvijanju in širjenju vaše jedrne dejavnosti …

Zato dovolite, da vam na tem mestu pridemo naproti – z interdisciplinarno ekipo visoko usposobljenih strokovnjakov Kadrovske asistence, ki imajo specialistična znanja in nenehno sledijo spremembam zakonodaje. Skupaj z vami in za vas bomo vzpostavili in uredili kadrovske evidence. Ter povsem razorožili vaše dvome o tem, ali evidence izvršujete pravilno, ter pregnali strah pred delovno inšpekcijo.