Obveznost elektronskega vodenja evidenc iz novega 19.a člena tega zakona se uporablja za prekrške, storjene po uveljavitvi tega zakona,

Zakon je bil objavljen v Uradnem listu Republike Slovenije (20. maj 2023), pa se začne uporabljati 20. novembra 2023.

ZA KOGA JE POTREBNO VODITI EVIDENCO DELOVNEGA ČASA

Za osebe, ki so v delovnem razmerju in za osebe, ki delo opravljajo osebno in so vključeni v delovni proces delodajalca ali pretežno uporabljajo sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa delodajalca (študenti, delo preko podjemne).

Samostojni podjetnik (s. p.) če ne zaposluje delavcev, mu evidence delovnega časa zase ni treba voditi. V kolikor ima zaposlene delavce, mora zanje vodi evidenco ur.

Pri enoosebnih d. o. o. pa je odvisno od tega, kako je delavec zaposlen oziroma ali opravlja delo po pogodbi.

PODATKI, KI SE VPISUJEJO V EVIDENCO O IZRABI DELOVNEGA ČASA:

  • čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
  • izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
  • opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa,
  • opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno
  • prerazporejenem delovnem času in
  • tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev.

ELEKTRONSKO VODENJE

Nikje ni opredeljeno, kaj pomeni elektronsko vodenje. Niti zakon ne določa, da bi morali v podjetju uporabljati registrirno uro. Registrator za beleženje delovnega časa bo obvezen samo za tista podjetja, ki so že prejela globo zaradi neupoštevanja določil o izrabi delovnega čas in sicer bodo morala v roku 3 mesecev nabaviti ustrezno opremo ter 2 leti to tudi vodit. Pri čemer bo morala bit revizijska sled (kar pomeni, da se bodo morale vse spremembe vnosov obrazložiti).

BELEŽENJE MALICE

Pri beleženju malice, ni nujno, da se zapiše čas koriščenje malice, pomembno je, da je iz evidence razvidno, da je zaposleni malico koristil in da je razvidno, da delodajalec omogoča zaposlenim, da se ta pravica koristi (prostor namenjen za malico, kuhinja v podjetju ali zakup malice izven podjetja).

Avtomatski vnos malice: lahko se vsak dan časovno enako zabeleži čas koriščenja malice, vendar mora to biti zapisano v internem aktu.

PRIPRAVA NA DELO

Kadar je v internem aktu zabeleženo, da se priprava na delo ne všteva v efektivni delovni čas, in imate v podjetju registrirno uro, potem če delavec pride na delo 7:45 in je njegova delovna obveza med 8:00-16:00, potem se mu teh 15 minut ne upošteva – lahko se ure popravi (briše). Če pa v internem aktu to ni zabeleženo, potem pa se te ure štejejo v delovni čas.

HIBRIDNI VNOS UR

Evidenca ur mora bit odraz dejanskega stanja ur. Lahko se vnaša tudi ročno (ali samo deloma ročno) ob tem, da se upošteva čas za počitek in da se ne prekorači dnevna obremenitev. Dopustnost  hibridnega beleženja mora biti tudi opredeljena v internem aktu.

DELO OD DOMA

Kadar si zaposleni beležijo ure sami, mora biti dogovorjeno v internem aktu, na kak način bodo svoje ure sporočali odgovorni osebi.

»PODARJENE URE«

Kadar podjetje svojim zaposlenim plačuje prispevke za polni delovni čas, zaposleni pa lahko vsak dan oddelajo samo 6 ur ali imajo en dan v tednu prosto, je potrebno to prikazati na sledeč način:

  • delo, ki se oddela se beleži kot redno delo, delo ki ga delodajalec prizna pa ga delavec ne rabi oddelat bi se naj beležilo s posebno postavko (npr. dovoljena/plačana odsotnost).

HRAMBA EVIDENC DELOVNEGA ČASA

Delodajalec mora evidence o izrabi delovnega časa hraniti na svojem sedežu ali na kraju opravljanja dela delavca. Evidence delovnega časa se lahko hranijo tudi samo v elektronski obliki, vendar je v tem primeru potrebno upoštevat ustrezno zakonsko podlago za elektronsko hrambo. Gre za listine trajne vrednosti, zato njihovo uničenje ni dovoljeno.

POSREDOVANJE EVIDENC NA PLAČNI DAN

Obveščanje delavca in obveznost hrambe evidence o izrabi delovnega časa:

  • delodajalec delavca pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli

mesec do konca plačilnega dne – v nasprotnem primeru je podjetje v prekršku (lahko elektronsko, če zaposleni nima e-naslova je potrebno v internih aktih jasno opredelit, kako se zaposlene obvešča),

  • možnost delavca, da od delodajalca zahteva seznanitev s podatki iz evidence enkrat tedensko,
  • obveznost delodajalca, da na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela hrani evidence

DOLOČITEV VIŠJIH GLOB TER POOBLASTILO ZA IZREKANJE GLOB V RAZPONU:

Globe za prekrške v zvezi z vodenjem evidenc delovnega časa so določene v razponu od 1.500 do 20.000 EUR (za manjše delodajalce in s.p. so nižje).

Za kršitve v zvezi z elektronskim vodenjem evidenc delovnega časa so globe višje, in sicer od 3.000 do 20.000 EUR.

Novost je tudi možnost sankcioniranja odgovornih oseb delodajalca. Slednjim se lahko dodatno naloži plačilo globe od 150 do 2.000 EUR. Za ugotovljene kršitve v zvezi z elektronskim vodenjem znašajo globe za odgovorne osebe od 300 do 2.000 EUR.